Lista traz dez dicas úteis para usuários de Excel no Microsoft Office

O Excel, editor de planilhas do Microsoft Office, é um programa voltado para a criação de tabelas que auxiliam os usuários a ter desde um simples controle de listagem até cálculos complexos, envolvendo fórmulas e validações poderosas.

O Excel possui diversas funcionalidades conhecidas, como as operações de somar e PROCV, mas existem muitos recursos que alguns usuários não conhecem, como a possibilidade de criar uma lista com incremento especifico, identificar células duplicas e até removê-las.

.Veja a lista abaixo e aprenda dez dicas importantes do Excel:

1) Altura e largura da linha ou coluna

Por diversos motivos precisamos ajustar a largura e a altura de uma célula. Para não termos que fazer isso com o mouse e correr o risco de que a formatação não seja igual entre elas, podemos selecionar o conjunto de linhas ou colunas que queremos e definir altura ou largura especifica e igual para todas.

Passo 1. Selecione as linhas ou colunas que deseja formatar e clique no botão "Formatar";

Selecionamos as linhas que serão ajustas (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 2. Escolha o que deseja formatar (no nosso exemplo usaremos a altura);

Escolha se deseja formatar a altura ou largura (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 3. Defina o valor;

Defina o valor que a sua linha ou coluna terá (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 4. Veja se a altura ficou como deseja, caso contrário repita a operação para definir uma nova altura;

Veja a Altura que a sua linha ficou e repare que todas estão iguais (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

2) Incremento em série

Você pode precisar montar uma lista na qual os números tenham um intervalo especifico de uma célula para outra. Para isso será usado o comando "Preencher".

Passo 1. Preencha algumas células para o Excel conseguir entender sua ordem lógica - neste exemplo estamos criando sequências aumentadas de 3 em 3.

Preencha alguns valores (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 2. Selecione a quantidade de células que deseja preencher, clique no botão "Preencher" e escolha a opção "Série";

Selecione as células que serão preenchidas(Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 3. Defina como será esta série - neste exemplo vamos usar o conceito Linear, incrementando 3 a cada célula;

Defina como será o preenchimento (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Confira o resultado do uso do preenchimento no Excel(Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

3) Ocultar ou exibir linhas ou colunas

Algumas planilhas do Excel precisam ter linhas ou colunas inteiras ocultadas. Para ocultar, selecione toda a linha ou coluna, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção "Ocultar".

Para volta a exibi-las, selecione o intervalo que corresponde à linha ou coluna oculta, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção "Reexibir".

4) Formatação condicional – valores duplicados

Há diversas formas de descobrir se existem valores duplicados em uma planilha no Excel. Uma das mais usadas é destacar as duplicadas com uma cor diferente. Para isso, usamos o opção de "Formatação Condicional".

Passo 1. Selecione a área em que deseja fazer a análise, clique no botão "Formatação Condicional" e selecione a opção "Nova Regra";

Crie a regra de formatação condicional (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro

Passo 2. Escolha a opção "Formatar apenas valores exclusivos ou duplicados". A caixa "Formatar tudo" deverá estar com a opção de "Valores Duplicados". Clique no botão "Formatar";

Crie regras da Formatação Condicional (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 3. Escolha a Formatação que deseja, entre fonte, estilo, cor, preenchimento e confirme;

Resultado da Formatação Condicional (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

No exemplo acima, destacamos os nomes repetidos na cor rosa.

5) Remover valores duplicados

Na dica anterior aprendemos a destacar os valores duplicados em uma área selecionada no Excel, mas se quisermos excluir estes valores devemos usar outro procedimento.

Selecione a área que deseja excluir os valores duplicados, clique em "Dados" e depois em "Remover duplicados" e confirme.

Remova valores duplicados no Excel (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Depois disso, todos os valores duplicados serão apagados. No exemplo acima, só nos restará uma célula com o valor "Aline".

6) Proteger planilha

O Excel possui um recurso para bloquear a edição ou formatação das planilhas por qualquer pessoa não autorizada.

Na aba "Início", clique em "Formatar" e "Proteger Planilha". Lá será solicitada uma senha e a confirmação da mesma, logo depois sua planilha estará bloqueada. 

Para voltar a usar a planilha, o usuário terá que desbloqueá-la, clicando em Início" > Formatar > desbloquear Planilha. Será solicitada a senha inicialmente cadastrada.

7) Verificar ortografia

Ao terminar de editar uma planilha, é recomendável que verifique a ortografia do texto. Para isso basta apertar o botão F7 e verificar as sugestões de correções. Vale lembrar que nem sempre o Excel faz sugestões corretas, por isso verifique com atenção.

8) Validação de dados - lista

Se precisar criar uma planilha para ser preenchida por outra pessoa e já souber quais são os dados que ele poderá responder - por exemplo, sim e não - é interessante fazer uma lista na célula em que o usuário que estiver preenchendo só poderá salvar aquelas duas opções já previstas pelo autor.

Isso evitará que você tenha respostas diferentes da prevista como: S, N, Talvez e outras informações que atrapalhem os filtros.

Passo 1. Crie uma planilha com as perguntas e a lista com as possíveis respostas;

Lista das possíveis respostas (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 2. Marque a célula que terá a lista a ser preenchida, clique em "Dados", "Validação de Dados" e "Validação de Dados" novamente;

Criando a Validação de Dados (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Passo 3.  Na tela de "Validação dos dados", mude para Lista a opção do campo "Permitir". No campo "Fonte", selecione a lista que criamos (Sempre 2 ou 3 vezes…) e confirme;

Criando a lista (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Lista criada no Excel (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

Para a planilha ficar com um visual melhor, sugerimos que oculte as linhas que estão com as respostas:

Planilha com uma lista (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

9) Salve sua planilha como .xls

Sempre que salvar uma planilha do Excel, salve na versão 97-2003, que terá a extensão .doc, pois outros usuários poderão abri-la sem ter problemas com a versão do programa que estiverem usando, já que algumas versões mais recentes do Excel salvam o documento como .xls e .xlsx. 

10) Destaque números negativos em vermelho

Como o Excel é muito utilizado para trabalhar com números, você pode optar por destacar os números negativos em vermelho.

Passo 1. Selecione a área que terá esta formatação ou a planilha toda;

Passo 2. Clique com o botão direto do mouse, escolha a opção de formatar células, mude a categoria para "Número" e escolha os números negativos em vermelho;

Mudando os números negativos para vermelho (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)

O resultado:

Números negativos destacados (Foto: Reprodução/Bruno Ribeiro)